ScanPdf

Fini la ressaisie de vos PDF

Chaque mois, les mêmes gestes : ouvrir le PDF d'une facture, recopier le numéro, la date, le montant HT, la TVA, le TTC, choisir le fournisseur, l'article, le compte de charge. ScanPdf fait ce travail à votre place.

Vous déposez le PDF. ScanPdf lit le document, reconnaît qui l'a émis, remplit le formulaire à côté du PDF et crée l'objet dans Dolibarr : facture fournisseur, commande, réception, salaire, commande client. Vous vérifiez d'un coup d'œil, vous validez.

Il apprend vos fournisseurs

La première facture d'un fournisseur, vous montrez à ScanPdf où se trouvent les informations : un clic sur le champ, une sélection dans le PDF. ScanPdf retient le modèle. À la facture suivante, il le reconnaît et remplit les champs seul.

À chaque import, il note si vous avez dû corriger quelque chose. Après quelques imports sans correction, le fournisseur passe en mode automatique : les champs arrivent remplis et justes. Une correction le fait revenir d'un cran, le temps de réapprendre.

Pour les fournisseurs courants, un modèle existe souvent déjà dans la bibliothèque partagée : il s'importe en un clic, sans phase d'apprentissage.

Tout ce que vous recevez en PDF

• Factures et commandes fournisseur, en une seule ligne ou ligne par ligne : dessinez le tableau du PDF, ScanPdf en extrait les quantités, prix et totaux
• Bons de livraison, enregistrés comme réception de la commande
• Commandes client : le bon de commande d'un client devient une commande Dolibarr, avec un aperçu des articles et des prix avant création, et une alerte quand un prix du PDF diffère de votre tarif
• Relevés bancaires, importés ligne par ligne pour le rapprochement (avec le module banking4dolibarr)
• Bulletins de paye, rattachés au bon salarié, avec création du salaire dans Dolibarr
• Tout autre document (contrat, courrier, attestation), joint en deux clics au tiers, au projet ou à la commande concernés

Pensé pour le quotidien d'une comptabilité

• PDF scannés : un document sans texte part automatiquement en reconnaissance de caractères (OCR), y compris les PDF dont le texte embarqué est illisible
• Doublons détectés : un PDF déjà importé est reconnu et renvoie vers l'objet existant ; une référence fournisseur déjà connue est signalée
• Facture électronique : un connecteur récupère les factures fournisseur reçues sur votre plate-forme de facturation électronique (SuperPDP)
• File d'attente : les PDF reçus par e-mail ou déposés sur un partage réseau arrivent dans la liste des fichiers à importer, prêts à être traités
• Validation et paiement automatiques des factures fournisseur en option, et compte de charge mémorisé par fournisseur
• Sur ordinateur comme sur mobile : l'interface d'import fonctionne dans Dolibarr et depuis un téléphone
• Multi-société : chaque entité garde ses documents, ses modèles et ses apprentissages
• Extensible : un module métier peut choisir les articles et les prix d'une ligne, refuser un import incohérent ou compléter l'objet créé

Pour qui

Toute entreprise qui reçoit ses factures, commandes ou relevés en PDF et les saisit encore à la main dans Dolibarr : service comptable, gestionnaire administratif, cabinet qui tient les comptes de ses clients, entreprise multi-sites qui reçoit les bons de commande de nombreux clients.

Comment l'obtenir

Le module est libre (GPL) et se télécharge sur le DoliStore. La lecture des PDF scannés s'appuie sur le service OCR de CAP-REL, proposé sur abonnement, comme le soutien à la recherche et au développement du module : les formules sont sur shop.cap-rel.fr.

Essayer et se documenter

• Démonstration en ligne, sur un Dolibarr installé en moins de 20 secondes : dolitest.fr/scanpdf. L'onglet Démonstration de la configuration installe des fournisseurs fictifs et leurs PDF d'exemple : importez-en un et regardez les champs se remplir
• Documentation utilisateur : doc.cap-rel.fr/scanpdf