Capmail 2.0.6: uw e-mails worden automatisch gesorteerd, en elke mail wordt een zaak

Wat de versie biedt

Capmail integreert uw e-mailpostvakken in Dolibarr en koppelt elk bericht aan het fiche van de juiste klant, naast zijn offertes, facturen en projecten. Versie 2.0.6 is de meest uitgebreide sinds 2.0: de e-mails worden automatisch gesorteerd bij ontvangst, de webmail is herontworpen om een aanvraag af te handelen in plaats van alleen te lezen, en het module opent voor Google- en Microsoft 365-postvakken.

Filters die de e-mail voor u sorteren

Een filter bestaat uit voorwaarden en acties, toegepast op elke e-mail op het moment van ontvangst.

Waarop filteren. De afzender (adres, naam of domein), het onderwerp, de inhoud, een specifieke kop, de geadresseerden, de naam of het aantal bijlagen, de grootte van het bericht, het e-mailpostvak. Plus vier eenvoudige vragen: heeft de e-mail een bijlage, is de afzender bekend in Dolibarr, is de e-mail al gekoppeld aan een derde, is het een antwoord. Hoofdletters en accenten worden genegeerd: een regel op "opzegging" pakt ook "Opzegging".

Wat een filter kan doen. Markeren, sterren, labelen, een notitie toevoegen, de e-mail privé maken; koppelen aan een derde of een project; een ticket, een derde of een project aanmaken; antwoorden met een sjabloon, doorsturen, een collega waarschuwen; in de wacht zetten, archiveren, verplaatsen, als ongewenst markeren of verwijderen. De derde, het project, de gebruiker of het sjabloon worden gekozen uit een lijst met zoekfunctie.

Testen voor activeren. Een filter dat e-mail verwijdert, verdient een controle. De testmodus toont, zelfs voor het opslaan, welke reeds ontvangen e-mails het filter zou hebben opgepikt. De observatiemodus laat het filter echt draaien zonder iets te wijzigen, en telt de keren dat het wordt toegepast. En filters kunnen opnieuw worden toegepast op reeds ontvangen e-mail: alles, één filter, of een selectie van e-mails.

Ieder zijn filters. Naast de filters van het bedrijf beheert elke gebruiker de zijne in het tabblad "Mijn filters", beperkt tot de postvakken waarvan hij eigenaar is: niemand kan de e-mail van een collega laten verdwijnen uit een gedeeld postvak.

Van een e-mail naar een zaak, in enkele klikken

Een prospect schrijft via het formulier van uw website. Naam, telefoon, bedrijf, adres en website worden uit het bericht gelezen, eventuele duplicaten worden gemeld, en de derde, zijn contact en zijn project worden in één actie aangemaakt, met de standaardcategorieën.

Een klant meldt een storing. Het ticket wordt aangemaakt met zijn bijlagen.

Een e-mail vermeldt een offerte, bestelling of project. Capmail herkent de Dolibarr-referenties in het bericht, opent ze en koppelt de e-mail er in één klik aan. Een e-mail kan ook handmatig worden gekoppeld aan een project, offerte, bestelling, factuur of ticket, waarbij de bijlagen worden gekopieerd: het verschijnt dan in de "Gekoppelde objecten" van het object. En als een klant antwoordt op een offerte verzonden vanuit Dolibarr, wordt zijn antwoord automatisch onder de juiste offerte geplaatst.

De klant is al bekend. Het rechterpaneel toont eerst wat telt: zijn lopende zaken, achterstallige facturen, open tickets of vooruitbetaalde tijd voor een technicus, en de objecten die aan de e-mail zijn gekoppeld. Plak een adres, naam of telefoonnummer in het tabblad "Koppelen": de bijbehorende derde wordt voorgesteld. En op het klantfiche is het tabblad met uitwisselingen leesbaar als conversaties, met een samenvatting en de gekoppelde objecten.

Een webmail ontworpen om af te handelen, niet alleen om te lezen

• Veelgebruikte acties vooraan in de balk, de rest in een menu "Meer"
• Een snel antwoord onder de e-mail, zonder het volledige formulier te openen
• De hele conversatie onder de e-mail, genummerd, elke onderwerpwijziging gemarkeerd; een e-mail die naar een andere klant afdwaalt, wordt apart geplaatst
• De initialen van elke afzender in de lijst, met de eerste regel van de e-mail; een klik op de initialen selecteert de e-mail
• Voorwaardelijke opmaak: uw belangrijke klanten, een waarschuwing of een terugkerend onderwerp vallen op in kleur in de lijst
• Op een gedeeld postvak: wie de e-mail heeft gelezen, en toewijzing aan een collega
• Een klik op de badge "Onbekend" toont alle e-mails zonder derde

Een waarschuwing tegen fraude met bankrekeningnummers. Als de ontvangstserver de afzender niet kon verifiëren, signaleert Capmail dit, en nog sterker als de e-mail over bankgegevens gaat: bel uw contactpersoon op een bekend nummer voordat u iets wijzigt.

Schrijven en beantwoorden zonder Dolibarr te verlaten

• Geplande verzending: morgenochtend, maandag, of op de door u gekozen datum
• Een offerte, bestelling of factuur invoegen in een e-mail, met de regels, de bijgevoegde PDF en de link voor online ondertekening
• Bestanden toevoegen aan een antwoord, niet alleen aan een nieuw bericht
• Een e-mail doorsturen met zijn bijlagen, zonder deze als beantwoord te markeren
• Eén editor overal, ingebouwd in de module, zonder scripts van externe sites

Uw postvakken, van Gmail tot Microsoft 365

Een postvak toevoegen vereist alleen nog het adres en wachtwoord: de servers worden gedetecteerd, en de domeinen van het bedrijf zijn vooraf ingesteld. De postvakken Google, Google Workspace, Outlook.com en Microsoft 365 maken voortaan verbinding via OAuth, zonder wachtwoord, met de OAuth-module van Dolibarr: dit was de enige mogelijke weg bij Microsoft, dat de verbinding via wachtwoord heeft afgesloten.

Het speciale venster, of Capmail als een applicatie

De webmail opent in een eigen venster, volledig scherm, zonder de menu's van Dolibarr. Chrome en Edge stellen dan voor om het als applicatie te installeren: dit verschijnt in het applicatiemenu van het systeem en opent direct op uw postvak IN.

In uw taal, op Dolibarr 24

Capmail spreekt nu Duits, Spaans, Italiaans, Nederlands en Braziliaans Portugees, naast Frans en Engels, en de veldlabels worden eindelijk weergegeven in de taal van de gebruiker. De module werkt van Dolibarr 18 tot Dolibarr 24, heeft de PHP IMAP-extensie niet meer nodig, en weegt 1,7 MB in plaats van 3,1.

Veiliger, van scherm tot mobiele app

• Het verwijderen van e-mail vereist een specifiek recht, overal, API inbegrepen
• De privé-e-mail van een collega blijft ontoegankelijk, zelfs via een directe link
• Een conversatie wordt alleen gekoppeld en weergegeven voor e-mails die u mag zien
• De tellers tellen alleen e-mails die u kunt openen
• De mobiele app past dezelfde sjablonen, zoekopdrachten en rechtencontroles toe als de webmail

En tientallen correcties

Antwoorden en doorsturen vanaf het e-mailfiche bevatten weer hun tekst. De markeringen aangebracht vanaf het fiche en de gelezen status van een genegeerde e-mail worden naar de server verzonden. "Annuleren" wordt voorgesteld na een archivering via de knoppen in de balk. De detectiecriteria van een sjabloon blijven één per regel bij het bewerken ervan. Twee bijlagen met dezelfde naam worden beide bewaard. Een postvak dat niet reageert, wordt niet meer verborgen door een geplande taak die zichzelf als succesvol meldt. De volledige lijst staat in het wijzigingslogboek.

Update

Vervang de bestanden van de module, schakel deze vervolgens uit en weer in: de nieuwe tabellen en kolommen worden aangemaakt bij het opnieuw inschakelen, en geen bestaande configuratie wordt gewijzigd.

Verleen het nieuwe recht "Capmail-berichten verwijderen" aan de gebruikers die e-mail mogen verwijderen: zonder dit recht verdwijnt de knop.

Vereisten: PHP 8.0 of hoger met de extensies iconv en mbstring, aanwezig op bijna alle hostingomgevingen. De IMAP-extensie is niet meer nodig.

Probeer het uit

Probeer Capmail op een Dolibarr-installatie die in minder dan 20 seconden is geïnstalleerd, met reeds gevulde demo-e-mailpostvakken: dolitest.fr/capmail

Gebruikersdocumentatie, één pagina per taak: doc.cap-rel.fr/capmail