Capmail 2.0.6 : votre courrier se trie tout seul, et chaque mail devient une affaire

Ce que la version apporte

Capmail met vos boîtes mail dans Dolibarr et range chaque message sur la fiche du bon client, à côté de ses devis, de ses factures et de ses projets. La version 2.0.6 est la plus riche depuis la 2.0 : le courrier se trie tout seul à la réception, le webmail a été repensé pour traiter une demande plutôt que la lire, et le module s'ouvre aux boîtes Google et Microsoft 365.

Des filtres qui trient le courrier à votre place

Un filtre, ce sont des conditions et des actions, appliquées à chaque mail au moment où il arrive.

Sur quoi filtrer. L'expéditeur (adresse, nom ou domaine), le sujet, le corps, un en-tête précis, les destinataires, le nom ou le nombre des pièces jointes, la taille du message, la boîte mail. Plus quatre questions simples : le mail a-t-il une pièce jointe, l'expéditeur est-il connu de Dolibarr, le mail est-il déjà rattaché à un tiers, est-ce une réponse. La casse et les accents sont ignorés : une règle sur "resiliation" attrape aussi "Résiliation".

Ce qu'un filtre peut faire. Marquer, étoiler, étiqueter, ajouter une note, rendre le mail privé ; le rattacher à un tiers ou à un projet ; créer un ticket, un tiers ou un projet ; répondre avec un modèle, transférer, prévenir un collègue ; mettre en attente, archiver, déplacer, signaler comme indésirable ou supprimer. Le tiers, le projet, l'utilisateur ou le modèle se choisissent dans une liste avec recherche.

Essayer avant d'armer. Un filtre qui supprime du courrier mérite d'être vérifié. Le test à blanc liste, avant même d'enregistrer, les mails déjà reçus que le filtre aurait attrapés. Le mode observation le laisse tourner pour de vrai sans rien changer, en comptant ses déclenchements. Et les filtres se rejouent sur le courrier déjà reçu : tout, un seul filtre, ou une sélection de mails.

Chacun ses filtres. En plus des filtres de l'entreprise, chaque utilisateur gère les siens dans l'onglet "Mes filtres", limités aux boîtes dont il est propriétaire : personne ne peut faire disparaître le courrier d'un collègue sur une boîte partagée.

D'un mail à une affaire, en quelques clics

Un prospect écrit depuis le formulaire de votre site. Nom, téléphone, société, adresse et site web sont lus dans le message, l'éventuel doublon est signalé, et le tiers, son contact et son projet sont créés en une action, avec les catégories posées d'office.

Un client signale une panne. Le ticket part avec ses pièces jointes.

Un mail cite un devis, une commande ou un projet. Capmail reconnaît les références Dolibarr du message, les ouvre et y joint le mail en un clic. Un mail se rattache aussi à la main à un projet, un devis, une commande, une facture ou un ticket, pièces jointes copiées : il apparaît alors dans les "Objets liés" de l'objet. Et quand un client répond à un devis envoyé depuis Dolibarr, sa réponse se range toute seule sous le bon devis.

Le client est déjà connu. Le panneau de droite montre d'abord ce qui compte : son encours, ses factures en retard, ses tickets ouverts ou son temps prépayé pour un technicien, et les objets liés au mail. Collez une adresse, un nom ou un téléphone dans l'onglet "Lier" : le tiers correspondant est proposé. Et sur la fiche du client, l'onglet des échanges se lit en conversations, avec un résumé et les objets liés.

Un webmail pensé pour traiter, pas seulement pour lire

• Les actions courantes en avant dans la barre, le reste dans un menu "Plus"
• Une réponse rapide sous le mail, sans ouvrir le formulaire complet
• Tout le fil de conversation sous le mail, numéroté, chaque changement de sujet signalé ; un mail qui dérive vers un autre client se classe à part
• Les initiales de chaque expéditeur dans la liste, avec la première ligne du mail ; un clic sur les initiales sélectionne le mail
• La mise en forme conditionnelle : vos clients importants, une alerte ou un sujet récurrent ressortent en couleur dans la liste
• Sur une boîte partagée, qui a lu le mail, et l'attribution à un collègue
• Un clic sur le badge "Inconnu" liste tous les mails sans tiers

Une alerte contre la fraude au RIB. Quand le serveur de réception n'a pas pu confirmer l'expéditeur, Capmail le signale, et plus fort encore si le message parle de coordonnées bancaires : on appelle son correspondant à un numéro connu avant de changer quoi que ce soit.

Écrire et répondre sans quitter Dolibarr

• L'envoi programmé : demain matin, lundi, ou à la date de votre choix
• Insérer un devis, une commande ou une facture dans un mail, avec ses lignes, son PDF joint et le lien de signature en ligne
• Joindre des fichiers à une réponse, pas seulement à un nouveau message
• Transférer un mail avec ses pièces jointes, sans le marquer comme répondu
• Un seul éditeur partout, embarqué dans le module, sans aucun script chargé depuis un site tiers

Vos boîtes, de Gmail à Microsoft 365

Ajouter une boîte ne demande plus que son adresse et son mot de passe : les serveurs sont détectés, et les domaines de l'entreprise préréglés. Les boîtes Google, Google Workspace, Outlook.com et Microsoft 365 se connectent désormais par OAuth, sans mot de passe, avec le module OAuth de Dolibarr : c'était la seule voie possible chez Microsoft, qui a fermé la connexion par mot de passe.

La fenêtre dédiée, ou Capmail comme une application

Le webmail s'ouvre dans sa propre fenêtre, plein écran, sans les menus de Dolibarr. Chrome et Edge proposent alors de l'installer comme une application : il rejoint le menu des applications du poste et s'ouvre directement sur votre boîte de réception.

Dans votre langue, sur Dolibarr 24

Capmail parle désormais allemand, espagnol, italien, néerlandais et portugais du Brésil, en plus du français et de l'anglais, et les libellés des champs s'affichent enfin dans la langue de l'utilisateur. Le module fonctionne de Dolibarr 18 à Dolibarr 24, n'a plus besoin de l'extension PHP IMAP, et pèse 1,7 Mo au lieu de 3,1.

Plus sûr, de l'écran à l'application mobile

• Supprimer du courrier exige un droit dédié, partout, API comprise
• Le courrier privé d'un collègue reste hors de portée, même par un lien direct
• Un fil de conversation ne se rattache et ne s'affiche que sur les mails que vous pouvez voir
• Les compteurs ne comptent que les mails que vous pouvez ouvrir
• L'application mobile applique les mêmes modèles, les mêmes recherches et les mêmes contrôles de droits que le webmail

Et des dizaines de corrections

Les réponses et transferts depuis la fiche d'un mail partent de nouveau avec leur texte. Les marqueurs posés depuis la fiche et l'état lu d'un mail ignoré sont envoyés au serveur. "Annuler" est proposé après un archivage depuis les boutons de la barre. Les motifs de détection d'un modèle restent un par ligne quand on le modifie. Deux pièces jointes du même nom sont toutes deux gardées. Une boîte qui ne répond pas n'est plus masquée par une tâche planifiée qui se dit réussie. La liste complète est dans le journal des modifications.

Mise à jour

Remplacez les fichiers du module, puis désactivez et réactivez-le : les nouvelles tables et colonnes sont créées à la réactivation, aucune configuration existante n'est modifiée.

Pensez à accorder le nouveau droit "Supprimer les messages Capmail" aux utilisateurs qui doivent pouvoir supprimer du courrier : sans lui, le bouton disparaît.

Prérequis : PHP 8.0 ou supérieur avec les extensions iconv et mbstring, présentes sur la quasi-totalité des hébergements. L'extension IMAP n'est plus nécessaire.

Essayez-le

Essayez Capmail sur un Dolibarr installé en moins de 20 secondes, avec des boîtes mail de démonstration déjà remplies : dolitest.fr/capmail

Documentation utilisateur, une page par tâche : doc.cap-rel.fr/capmail