Capmail 2.0.6: Ihre E-Mails sortieren sich selbst, und jede E-Mail wird zu einem Vorgang

Was die Version bringt

Capmail integriert Ihre E-Mail-Postfächer in Dolibarr und ordnet jede Nachricht der Übersicht des richtigen Kunden zu, neben seinen Angeboten, Rechnungen und Projekten. Die Version 2.0.6 ist die umfangreichste seit der 2.0: Die E-Mails sortieren sich bei Eingang selbst, das Webmail wurde überarbeitet, um eine Anfrage zu bearbeiten, statt sie nur zu lesen, und das Modul öffnet sich für Google- und Microsoft-365-Postfächer.

Filter, die die E-Mails für Sie sortieren

Ein Filter besteht aus Bedingungen und Aktionen, die auf jede E-Mail angewendet werden, wenn sie eintrifft.

Wonach filtern. Der Absender (Adresse, Name oder Domain), der Betreff, der Inhalt, ein bestimmter Header, die Empfänger, der Name oder die Anzahl der Anlagen, die Größe der Nachricht, das E-Mail-Postfach. Dazu vier einfache Fragen: Hat die E-Mail eine Anlage, ist der Absender Dolibarr bekannt, ist die E-Mail bereits einem Geschäftspartner zugeordnet, handelt es sich um eine Antwort. Groß- und Kleinschreibung sowie Akzente werden ignoriert: Eine Regel zu "resiliation" erfasst auch "Résiliation".

Was ein Filter tun kann. Markieren, mit einem Stern versehen, kennzeichnen, eine Notiz hinzufügen, die E-Mail privat machen; sie einem Geschäftspartner oder einem Projekt zuordnen; ein Ticket, einen Geschäftspartner oder ein Projekt erstellen; mit einer Vorlage antworten, weiterleiten, einen Kollegen benachrichtigen; in Wartestellung versetzen, archivieren, verschieben, als unerwünscht markieren oder löschen. Der Geschäftspartner, das Projekt, der Benutzer oder die Vorlage werden aus einer Liste mit Suchfunktion ausgewählt.

Vor dem Aktivieren testen. Ein Filter, der E-Mails löscht, sollte überprüft werden. Der Testmodus listet bereits vor dem Speichern die empfangenen E-Mails auf, die der Filter erfasst hätte. Der Beobachtungsmodus lässt ihn ohne Änderungen laufen und zählt die Auslösungen. Und die Filter können auf bereits empfangene E-Mails angewendet werden: alle, ein einzelner Filter oder eine Auswahl von E-Mails.

Jeder hat seine eigenen Filter. Neben den Filtern des Unternehmens verwaltet ein jeder Benutzer seine eigenen im Reiter "Meine Filter", beschränkt auf die Postfächer, deren Besitzer er ist: Niemand kann E-Mails eines Kollegen in einem geteilten Postfach verschwinden lassen.

Von einer E-Mail zu einem Vorgang in wenigen Klicks

Ein Interessent schreibt über das Formular Ihrer Website. Name, Telefon, Firma, Adresse und Website werden aus der Nachricht gelesen, ein möglicher Dublette wird angezeigt, und der Geschäftspartner, sein Kontakt und sein Projekt werden in einem Schritt erstellt, mit den automatisch gesetzten Kategorien.

Ein Kunde meldet eine Störung. Das Ticket wird mit seinen Anlagen erstellt.

Eine E-Mail erwähnt ein Angebot, eine Bestellung oder ein Projekt. Capmail erkennt die Dolibarr-Referenzen in der Nachricht, öffnet sie und fügt die E-Mail mit einem Klick hinzu. Eine E-Mail kann auch manuell einem Projekt, einem Angebot, einer Bestellung, einer Rechnung oder einem Ticket zugeordnet werden, Anlagen werden kopiert: Sie erscheint dann in den "Verknüpften Objekten" des Objekts. Und wenn ein Kunde auf ein von Dolibarr gesendetes Angebot antwortet, wird seine Antwort automatisch dem richtigen Angebot zugeordnet.

Der Kunde ist bereits bekannt. Die rechte Leiste zeigt zunächst das Wichtigste: seinen Stand, seine überfälligen Rechnungen, seine offenen Tickets oder seine vorgezahlte Zeit für einen Techniker sowie die mit der E-Mail verknüpften Objekte. Fügen Sie eine Adresse, einen Namen oder eine Telefonnummer im Reiter "Verknüpfen" ein: Der entsprechende Geschäftspartner wird vorgeschlagen. Und in der Übersicht des Kunden wird der Reiter der Kommunikation in Gesprächen angezeigt, mit einer Zusammenfassung und den verknüpften Objekten.

Ein Webmail, das für die Bearbeitung gedacht ist, nicht nur zum Lesen

• Häufige Aktionen in der Leiste vorn, der Rest im Menü "Mehr"
• Eine schnelle Antwort unter der E-Mail, ohne das vollständige Formular zu öffnen
• Der gesamte Gesprächsverlauf unter der E-Mail, nummeriert, jeder Themenwechsel gekennzeichnet; eine E-Mail, die zu einem anderen Kunden abschweift, wird separat eingeordnet
• Die Initialen jedes Absenders in der Liste, mit der ersten Zeile der E-Mail; ein Klick auf die Initialen wählt die E-Mail aus
• Die bedingte Formatierung: Ihre wichtigen Kunden, eine Warnung oder ein wiederkehrendes Thema stechen in der Liste farblich hervor
• In einem geteilten Postfach: Wer die E-Mail gelesen hat und die Zuweisung an einen Kollegen
• Ein Klick auf das Abzeichen "Unbekannt" listet alle E-Mails ohne Geschäftspartner

Eine Warnung vor Betrug mit Bankverbindungen. Wenn der Empfangsserver den Absender nicht bestätigen konnte, weist Capmail darauf hin, und noch stärker, wenn die Nachricht von Bankverbindungen handelt: Rufen Sie Ihren Gesprächspartner unter einer bekannten Nummer an, bevor Sie etwas ändern.

Schreiben und antworten, ohne Dolibarr zu verlassen

• Geplanter Versand: morgen früh, Montag oder zu einem von Ihnen gewählten Datum
• Ein Angebot, eine Bestellung oder eine Rechnung in eine E-Mail einfügen, mit ihren Positionen, dem angehängten PDF und dem Link zur Online-Signatur
• Dateien an eine Antwort anhängen, nicht nur an eine neue Nachricht
• Eine E-Mail mit ihren Anlagen weiterleiten, ohne sie als beantwortet zu markieren
• Ein einziger Editor überall, im Modul integriert, ohne Skripte von Drittanbietern

Ihre Postfächer, von Gmail bis Microsoft 365

Zum Hinzufügen eines Postfachs werden nur noch die Adresse und das Passwort benötigt: Die Server werden erkannt, und die Domains des Unternehmens sind voreingestellt. Die Postfächer Google, Google Workspace, Outlook.com und Microsoft 365 verbinden sich nun per OAuth, ohne Passwort, mit dem OAuth-Modul von Dolibarr: Dies war der einzige mögliche Weg bei Microsoft, das die Verbindung per Passwort geschlossen hat.

Das dedizierte Fenster oder Capmail als Anwendung

Das Webmail öffnet sich in einem eigenen Fenster, im Vollbildmodus, ohne die Menüs von Dolibarr. Chrome und Edge bieten dann an, es als Anwendung zu installieren: Es erscheint im Anwendungsmenü des Systems und öffnet sich direkt in Ihrem Posteingang.

In Ihrer Sprache, auf Dolibarr 24

Capmail spricht nun Deutsch, Spanisch, Italienisch, Niederländisch und Brasilianisches Portugiesisch, zusätzlich zu Französisch und Englisch, und die Beschriftungen der Felder werden endlich in der Sprache des Benutzers angezeigt. Das Modul funktioniert von Dolibarr 18 bis Dolibarr 24, benötigt nicht mehr die PHP-Erweiterung IMAP und wiegt 1,7 MB statt 3,1.

Sicherer, vom Bildschirm bis zur mobilen Anwendung

• Das Löschen von E-Mails erfordert ein dediziertes Recht, überall, einschließlich der API
• Die privaten E-Mails eines Kollegen bleiben unzugänglich, selbst über einen direkten Link
• Ein Gesprächsverlauf wird nur an E-Mails angehängt und angezeigt, die Sie sehen dürfen
• Die Zähler zählen nur E-Mails, die Sie öffnen können
• Die mobile Anwendung wendet dieselben Vorlagen, dieselben Suchen und dieselben Berechtigungsprüfungen an wie das Webmail

Und Dutzende von Korrekturen

Antworten und Weiterleitungen von der Übersicht einer E-Mail aus enthalten wieder ihren Text. Markierungen von der Übersicht aus und der gelesene Status einer ignorierten E-Mail werden an den Server gesendet. "Abbrechen" wird nach einem Archivieren über die Schaltflächen der Leiste angeboten. Die Erkennungsmuster einer Vorlage bleiben eine pro Zeile, wenn sie geändert wird. Zwei Anlagen mit demselben Namen werden beide behalten. Ein Postfach, das nicht antwortet, wird nicht mehr durch eine geplante Aufgabe verdeckt, die sich als erfolgreich meldet. Die vollständige Liste befindet sich im Änderungsprotokoll.

Aktualisierung

Ersetzen Sie die Dateien des Moduls, deaktivieren und aktivieren Sie es dann: Die neuen Tabellen und Spalten werden bei der Reaktivierung erstellt, keine existierende Konfiguration wird geändert.

Denken Sie daran, das neue Recht "Capmail-Nachrichten löschen" zu gewähren den Benutzern, die E-Mails löschen dürfen: Ohne dieses Recht verschwindet die Schaltfläche.

Voraussetzungen: PHP 8.0 oder höher mit den Erweiterungen iconv und mbstring, vorhanden auf fast allen Hostings. Die IMAP-Erweiterung ist nicht mehr erforderlich.

Probieren Sie es aus

Testen Sie Capmail auf einem in weniger als 20 Sekunden installierten Dolibarr, mit bereits gefüllten Demo-E-Mail-Postfächern: dolitest.fr/capmail

Benutzerdokumentation, eine Seite pro Aufgabe: doc.cap-rel.fr/capmail